Steuerliche Dokumentation

Wichtige Information! 

 

„Es handelt sich bei der Aufzählung bzw. Information weder um eine rechtliche noch um eine steuerliche Beratung, sondern stellt lediglich eine unverbindliche Information dar. Vor Auftragserteilung sollten Sie deshalb Ihren Steuerberater konsultieren, um sich über Ihre genaue sozialversicherungs- und steuerrechtliche Situation zu informieren. Es ergibt sich aus diesen Informationen also kein Rechtsanspruch oder Gewähr für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung.“

 


Sachbezug

 

Ein Sachbezug ist eine Zuwendung des Arbeitgebers, die nicht direkt in Euro und Cent ausgezahlt wird, sondern in Form einer Sachleistung. Es gibt sowohl steuerbegünstigte (z.B. Firmenwagen) als auch komplett steuerfreie Sachbezüge. Auf dieser Seite fassen wir Ihnen die wichtigsten Informationen zusammen, die Sie zum monatlich steuerfreien Sachbezug in Höhe von 44 Euro und zum Sachbezug für persönliche Anlässe wissen sollten. 

 

                         Für Mitarbeiter                                                Für Kunden & Geschäftspartner

 

 

 

Geschenke an Mitarbeiter

 

 

 § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG Bis zu einer Freigrenze von 44 Euro dürfen Unternehmen jedem Mitarbeiter pro Monat eine Sachleistung gewähren. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer zahlen dafür Steuern- und Sozialabgaben. Zu diesen Anlässen dürfen Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Aufmerksamkeiten  überreichen:

 

Geschenke an Mitarbeiter

R. 19.6, Abs. 1 LStR Zu besonderen Anlässen können Arbeitgeber zusätzlich zum monatlichen 44 Euro Sachbezug Geschenke bis zu einer Freigrenze von 60 Euro steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben. Wichtig dabei ist, dass es sich dabei um persönliche Anlässe handelt, die nur den jeweiligen Mitarbeiter betreffen. Das Finanzamt hat eine Liste von möglichen Gelegenheiten festgelegt, zu denen beispielsweise der Geburtstag, die Hochzeit oder das Dienstjubiläum des Mitarbeiters zählen.

Geschenke an Kunden und Geschäftspartner

Geschenke sind üblich – aber nur unter bestimmten Bedingungen mindern sie die Steuerlast. Betrieblich veranlasste Geschenke sind als Betriebsausgaben abzugsfähig und berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn sie pro Empfänger und Wirtschaftsjahr die Freigrenze von 35 Euro (netto) nicht übersteigen, § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG. Betrieblich veranlasst ist ein Geschenk, wenn durch die Zuwendung Geschäftsbeziehungen zum Beschenkten a

 


Gut zu wissen

  • Bei beiden Sachbezügen stellen die angegebenen Werte Freigrenzen dar. Das bedeutet: Überschreiten Sie als Arbeitgeber diese Werte, werden die kompletten Beträge steuerpflichtig. 
  • Während Sie für Ihr Unternehmen genau darauf achten müssen, die Freigrenzen einzuhalten, darf Ihr Mitarbeiter die Beträge ansparen und kann sich so später einen größeren Wunsch erfüllen. (Zuflussprinzip).
  • Von den steuerfreien Sachzuwendungen dürfen alle Mitarbeiter zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn profitieren, auch Minijobber und 450-Euro-Kräfte.
  • Als Arbeitgeber müssen Sie gewährleisten können, dass kein Bargeschäft stattfinden kann.
  • Weihnachten und Firmenjubiläum stellen keine persönlichen Anlässe dar, sodass bei diesen Gelegenheiten die Freigrenze von 60 Euro nicht greift.

Falls Sie Ihrem Mitarbeiter mehr als 44 Euro bzw. 60 Euro zukommen lassen möchten, können Sie die Summe mit 30% pauschal versteuern (§ 37b EStG). Dies gilt bis zu 10.000 € pro Wirtschaftsjahr und Mitarbeiter.

 


Häufige Fragen 

 

1 Aufwendungen für Geschenke

1.1 Wann liegt steuerrechtlich ein Geschenk vor?

1.2 Wie teuer „dürfen“ Geschenke sein?

1.3 Welche Aufzeichnungen sind in der Buchhaltung vorzunehmen?

1.4 Wie werden Geschenke beim Empfänger behandelt?

1.5 Pauschalierungsmöglichkeit bei Geschenken

 

1 Aufwendungen für Geschenke

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner des Unternehmers sind nur beschränkt als Betriebsausgaben abzugsfähig. Aufwendungen für solche Geschenke, deren Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten pro Jahr und Empfänger 35 € übersteigen, sind danach nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Geschenke an Arbeitnehmer hingegen sind immer in voller Höhe abziehbar. Um vor bösen Überraschungen bei einer Betriebsprüfung gefeit zu sein, sollen Ihnen hier wichtige Hinweise für die korrekte steuerliche Behandlung von Geschenkaufwendungen gegeben werden.

Hinweis

Die Regelung erstreckt sich aber auch auf Überschusseinkünfte (beispielsweise wenn jemand Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielt).

1.1 Wann liegt steuerrechtlich ein Geschenk vor?

Maßgebend ist der zivilrechtliche Begriff der Schenkung: Danach ist ein Geschenk jede unentgeltliche, den Empfänger bereichernde Zuwendung aus dem Vermögen des Schenkers. Ein Geschenk liegt dann vor, wenn jemand einem anderen unentgeltlich (ohne Gegenleistung) eine Bar- oder Sachzuwendung macht.

Beispiele

Werbepräsente: Geschenke, die weder zeitlich noch unmittelbar mit einem Warenkauf zusammenhängen.

Incentivereisen: Geschenke, wenn sie nicht sachlich und zeitlich mit einer konkreten Leistung des Empfängers zusammenhängen (beispielsweise um Geschäftsbeziehungen anzubahnen oder zu verbessern).

Keine Geschenke hingegen sind:

Zugaben zu Warenkäufen (beispielsweise Bleistifte als Zugabe zum Kauf von Druckerpapier), weil sie direkt mit dem Warenkauf zusammenhängen.

Trinkgelder, weil sie ein Entgelt für eine bestimmte Leistung (beispielsweise Bedienung im Restaurant) darstellen.

Rabatte, weil sie die Anschaffungskosten mindern.

Kränze und Blumen bei Beerdigungen.

Soweit die Zuwendung eines Geschenks teilweise oder ganz privat veranlasst ist, sind die entsprechenden Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung komplett nicht als Betriebsausgaben abziehbar (unabhängig davon, ob der Empfänger ein Geschäftspartner oder „eigener“ Arbeiternehmer ist).

1.2 Wie teuer „dürfen“ Geschenke sein?

Die Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs bei Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner liegt pro Jahr und pro Empfänger bei 35 € (personenbezogen). Sobald also die Aufwendungen an eine Person mehr als 35 € im Jahr betragen, sind sie in voller Höhe nicht mehr als Betriebsausgaben abziehbar.

Beispiel

Der Firmenchef Fichte wendet dem Geschäftspartner Baum im Jahr 2008 ein Taschenbuch für 28 € sowie einen Blumenstrauß für 7,01 € zu. Der Geschäftspartner Strauch erhält von Fichte im Jahr 2008 einen Kalender zu 25 €.

Lösung

Die gesamten Zuwendungen an Baum betragen im Jahr 2007 35,01 €. Deswegen sind sie in voller Höhe (35,01 €) nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Man spricht hier von einer Freigrenze.

Die Aufwendungen an Strauch liegen dagegen unterhalb der Freigrenze von 35 € und sind damit in voller Höhe abziehbar.

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ist die 35-€-Freigrenze als Nettobetrag und bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern (beispielsweise Ärzten) als Bruttobetrag zu verstehen. Wenn die Aufwendungen die Freigrenze überschreiten, mindert die darauf entfallende Vorsteuer bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern nicht die Umsatzsteuer. Für die Freigrenze sind dieAnschaffungs- bzw. Herstellungskosten, bei gebrauchten Gegenständen der Verkehrswert maßgebend. Hinzuzurechnen sind evtl. Kennzeichnungskosten von Werbeträgern, nicht jedoch die Versandkosten. Wird ein Geschenk in einem anderen Geschäftsjahr als dem seines Erwerbs übergeben, sind die Aufwendungen - sofern die Freigrenze von 35 € überschritten wird - erst im Jahr der Zuwendung bei der Gewinnberechnung zu berücksichtigen.

1.3 Welche Aufzeichnungen sind in der Buchhaltung vorzunehmen?

Neben dem Nichtüberschreiten der 35-€-Freigrenze müssen die Aufwendungen nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) zusätzlich einzelnund getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden, um als Betriebsausgaben abziehbar zu sein. Konkret bedeutet dies, dass eine einzelne Verbuchung auf einem besonderen Konto bzw. eine Aufzeichnung als besonderer Posten erfolgen muss. DieAufzeichnungen haben zeitnah und fortlaufend zu erfolgen.

Hinweis

Ein erstmaliger gesonderter Ausweis durch eine Umbuchung bei den Jahresabschlussarbeiten ist nicht „zeitnah“. Die umgebuchten Aufwendungen sind trotz eines Nichtüberschreitens der 35-€-Freigrenze steuerlich nicht abziehbar.

Aufwendungen für mehrere Geschenke gleicher Art (beispielsweise zehn Kalender) können in einer sogenannten Sammelbuchung (das heißt in einer Summe) auf dem Extrakonto zusammengefasst werden. Vor­aussetzung ist, dass die Namen der Empfänger einzeln hinter dem jeweiligen Posten auf der Einkaufsquittung vermerkt werden.

Die Aufzeichnungspflicht bleibt auch bei der Pauschalierung bestehen.

Hinweis

Sollte die Aufzeichnungspflicht nicht eingehalten werden, sind die Aufwendungen nicht als Betriebsausgabe abziehbar.

1.4 Wie werden Geschenke beim Empfänger behandelt?

Wenn das Geschenk beim Empfänger in einem betrieblichen Zusammenhang steht, ist es eine steuerpflichtige Betriebseinnahme. Als Einnahme ist der objektive Wertzugang zu erfassen, also der übliche Endpreis am Abgabeort. Die Höhe dieser Betriebseinnahme wird nicht von einer eventuellen Nichtabziehbarkeit der entsprechenden Geschenkaufwendung beim Zuwendenden berührt.

Wenn von der Pauschalierung bei Geschenken Gebrauch gemacht wird, entfällt die Steuerpflicht beim Beschenkten (siehe Punkt 1.5).

1.5 Pauschalierungsmöglichkeit bei Geschenken

Für Geschenke besteht auch die Möglichkeit der Pauschalierung der Einkommensteuer. Diese beläuft sich in diesem Fall auf 30 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Bemessungsgrundlage sind dabei die Aufwendungen des Steuerpflichtigen, wobei die Umsatzsteuer ebenfalls zur Bemessungsgrundlage gehört.

Eine Pauschalierung darf nicht vorgenommen werden, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 € übersteigen. Gleiches gilt, wenn die Aufwendungen für die einzelne Zuwendung diesen Betrag übersteigen. Durch die Pauschalisierung muss der Empfänger der Geschenke diese auch nicht mehr der Einkommensteuer unterwerfen, die Pauschalierung hat somit abgeltende Wirkung. Der Zuwendende hat hierbei jedoch die gesetzliche Pflicht, den Empfänger auf seine Übernahme der Steuer hinzuweisen.

Die da die pauschale Einkommensteuer als Lohnsteuer angesehen wird, müssen Sie diese ebenfalls in der Lohnsteuer angeben.

 

 

Zu diesen Anlässen dürfen Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Aufmerksamkeiten überreichen: 

Arbeitsumfeld

  • Geburtstag
  • Bestandene Prüfung bei Azubis
  • Dienstjubiläum
  • Pensionierung
  • Beförderung

 

Partnerschaft

  • Verlobung
  • Hochzeit
  • Silberhochzeit
  • Goldhochzeit

Familie/Kinder

  • Geburt eines Kindes
  • Taufe
  • Einschulung/Schulabschluss
  • Kommunion
  • Konfirmation/Firmung

 

Gut zu wissen

  • Bei beiden Sachbezügen stellen die angegebenen Werte Freigrenzen dar. Das bedeutet: Überschreiten Sie als Arbeitgeber diese Werte, werden die kompletten Beträge steuerpflichtig. 
  • Während Sie für Ihr Unternehmen genau darauf achten müssen, die Freigrenzen einzuhalten, darf Ihr Mitarbeiter die Beträge ansparen und kann sich so später einen größeren Wunsch erfüllen. (Zuflussprinzip).
  • Von den steuerfreien Sachzuwendungen dürfen alle Mitarbeiter zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn profitieren, auch Minijobber und 450-Euro-Kräfte.
  • Als Arbeitgeber müssen Sie gewährleisten können, dass kein Bargeschäft stattfinden kann.
  • Weihnachten und Firmenjubiläum stellen keine persönlichen Anlässe dar, sodass bei diesen Gelegenheiten die Freigrenze von 60 Euro nicht greift.

Falls Sie Ihrem Mitarbeiter mehr als 44 Euro bzw. 60 Euro zukommen lassen möchten, können Sie die Summe mit 30% pauschal versteuern (§ 37b EStG). Dies gilt bis zu 10.000 € pro Wirtschaftsjahr und Mitarbeiter.